Management Assistent

• Agenda & prioriteitenbeheer van de directie: jij bewaakt de planning, (her)prioriteert en anticipeert.
• Meetings organiseren & opvolgen: uitnodigingen, materialen, notulen, vervolgacties — alles tiptop geregeld zodat de dienst vlot draait.
• Correspondentie verzorgen: e-mails en brieven opmaken, reviewen en uitsturen; je beheert contacten en bewaakt de tone of voice en huisstijl.
• Zakenreizen organiseren (alle medewerkers): vluchten/trein/hotel boeken, wijzigingen beheren en de volledige logistiek opvolgen, in samenwerking met een vast reisbureau.
• Directielunches coördineren.
• Documenten afwerken (brieven, nota’s, presentaties, rapporten)
en foutloos teneinde het administratieve werk voor het directielid tot een minimum te beperken.
• Vergaderzalen beheren: reservaties, voorzieningen (drank, lunch) klaarzetten en nazorg voor een vlekkeloos verloop.
• Postflow beheren: uitgaande post verzamelen, inkomende post verdelen en schakelen met post- en verzendpartners.
• Operationele admin & logistiek: klassement, brieven opstellen en algemene ondersteuning aan collega’s.
• Office management: voorraad bewaken, aankopen van bureaumateriaal en bestelmails opvolgen.
• Ad hoc opdrachten voor de directie.

• Je werkt proactief, nauwkeurig en met gevoel voor discretie en vertrouwelijkheid.

• Je plant en communiceert sterk, schakelt snel en blijft kalm bij ad hoc vragen.

• Je bent hands-on, servicegericht en weet prioriteiten te stellen.

• Je kan uitstekend overweg met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel).

• Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans; Engels is geen probleem.

Een baan bij een stabiele en internationaal erkende maatschappij waar je jezelf op een flexibele manier verder kan ontplooien binnen een team met een ruim en divers takenpakket.