Payroll Administrator (4/5e)

Als intern sociaal secretariaat omvat de rol van de Operations Administrator Payroll de volledige verantwoordelijkheid voor het personeelsbeheer van A tot Z. Daarnaast ondersteun je het team actief om een foutloze en efficiënte loonadministratie te waarborgen :

• Beheer van administratieve documenten en communicatie
  • Voorbereiden en beheren van arbeidsovereenkomsten, addenda, documenten met betrekking tot interne mobiliteit en exitdocumenten zoals de C4
  • Opstellen en regelmatig bijwerken van loonfiches en beheren van essentiële documenten met betrekking tot de carrière van medewerkers
  • Opvolgen van contractuele wijzigingen en ervoor zorgen dat medewerkersdossiers up-to-date en wettelijk conform zijn
  • Afdrukken, archiveren en verzenden van administratieve en sociale documenten (opzegbrieven, waarschuwingen, enz.)
  • Beheren van interne communicatie via de interne mailbox en het opstellen en verzenden van Sociale Risicoverklaringen (DRS)
  • Documentatie en inkomende/uitgaande correspondentie effectief organiseren en archiveren voor een nauwkeurige administratie
• Onboarding en vertrek van medewerkers
  • Plannen en organiseren van alle stappen voor de integratie van nieuwe medewerkers, inclusief het voorbereiden van checklists, interne communicatie en welkomstnotities
  • Afhandelen van administratieve formaliteiten en informeren van betrokken teams bij het vertrek van medewerkers
  • Zorgen voor de nodige informatie en middelen (toegang, materiaal, documentatie) voor nieuwe medewerkers en communiceren met interne stakeholders
• Opvolging van afwezigheden en arbeidsongevallen
  • Invoeren en opvolgen van medische attesten, diverse afwezigheden en andere rechtvaardigingsdocumenten
  • Organiseren en opvolgen van medische controles en beheer van arbeidsongevallen in samenwerking met de betrokken teams
  • Bijhouden van een opvolgingssysteem voor afwezigheden en ongevallen om periodieke statistieken en rapporten op te maken
• Loonbeheer en voordelen
  • Beheer van bestellingen voor maaltijdcheques, ecocheques en andere sociale voordelen voor medewerkers
  • Behandelen van loonbeslagen, cessies en schuldmediatie in overeenstemming met wettelijke verplichtingen en verzoeken van medewerkers
  • Coördineren van de loonadministratie, inclusief het opstellen en controleren van documentatie aan het einde van de loonperiode en het versturen van loonfiches
  • Beheer van personeelsverzekeringen, inclusief opvolging van inschrijvingen en wijzigingen
  • Opvolgen van sociale documenten, zoals die met betrekking tot economische werkloosheid en schorsing van arbeidsovereenkomsten
  • Administratieve stappen ondernemen bij wijzigingen in de sociale dekking van medewerkers
• Operationele ondersteuning en compliance
  • Beantwoorden van vragen van operationele medewerkers over administratieve aspecten van hun contract of loon
  • Opvolgen van telefoons en e-mails, met name via de payroll-mailbox, om snel en nauwkeurig informatie te verstrekken
  • Ondersteunen van administratieve en operationele teams bij inspecties en audits, inclusief het verzamelen en voorbereiden van de vereiste documenten

• Je weet een vertrouwensrelatie op te bouwen met interne klanten
• Je bent nauwgezet, georganiseerd en werkt rigoureus om kwalitatief werk te leveren binnen de deadlines
• Je hebt een passie voor administratieve taken en werkt volgens prioriteiten
• Je communiceert duidelijk en beknopt en past je boodschap aan je gesprekspartner aan
• Je hebt een eerste ervaring in een sociaal secretariaat of personeelsdienst
• Je bent leergierig
• Je bent discreet, collegiaal, positief en behulpzaam

• Echte mogelijkheden om initiatief te nemen en te groeien in een stabiele en aangename werkomgeving
• Een salaris in lijn met jouw ervaring
• Extra legale voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, enz.
• Een contract van onbepaalde duur (32u/week)